Unter Beschluss - Der VDIV NRW Podcast
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Unter Beschluss - Der VDIV NRW Podcast
Im Gespräch mit...Irina Schellschmidt und Swen Jansen - Eigentümerversammlung: Herausforderung oder Chance?
Michael De Iaco hat heute zu Gast Frau Irina Schellschmidt, Geschäftsführerin der GRUVA Grundverwaltung GmbH in Düsseldorf und seinen Vorstandskollegen im VDIV NRW Herrn Swen Jansen.
Die Drei diskutieren die Welt der Eigentümerversammlungen. Sie tauchen tief in die Welt der Eigentümerversammlung ein und räumen mit einigen Vorurteilen auf. Sie zeigen, wie gut vorbereitete Versammlungen zum konstruktiven Austausch mit Eigentümern werden und entkräften das Bild des „Querulanten“. Beleuchtet werden die Vor- und Nachteile von Präsenz-, Online- und Hybrid-Formaten, ebenso wie deren Potenzial, den Verwaltungsberuf attraktiver zu machen.
Hören Sie rein und tauchen ein in diese ehrliche Diskussion über die Zukunft der Eigentümerversammlung und entdecken Sie wie Eigentümerversammlungen zum Highlight werden, die Gemeinschaft stärken und warum eine Eigentümerin kürzlich sagte:
"Es ist auch eine Wertschätzung der Gemeinschaft gegenüber, wenn man sich aufmacht und sich die Zeit nimmt für die Präsenzversammlung."
Herzlich willkommen. Mein Name ist Michael Dejako, Vorstandsvorsitzender des VDV NRW und in erster Linie leidenschaftlicher Verwalter. Heute habe ich direkt zwei Gäste hier Einmal die Kollegin Irina Scheldschmidt von der Gruva in Düsseldorf Und zum anderen mein Vorstandskollege Sven Jansen. Es geht wieder um Herausforderungen des Verwalters, der Verwalterin, Und diesmal haben wir uns das Thema Eigentümerversammlung ausgesucht.
Speaker 2:Hallo.
Speaker 1:Guten Tag, schön, dass ihr hier seid. Ich habe ja immer das Vergnügen, ich kann immer in die Gesichter schauen, was sehr angenehm ist. Irina, eigentümerversammlung, dein Lieblingsthema, ja, volle Kanne. Machst du gerne Versammlungen?
Speaker 2:Eigentlich schon. Wenn sie gut vorbereitet sind, sagen wir es mal so, dann doch findeentlich schon. Wenn sie gut vorbereitet sind, sagen wir es mal so, dann doch finde ich schon, weil eigentlich man danach dann einfach weiß, wo man steht. Ich finde das eigentlich eine schöne Sache ja, Sven, Eigentümerversammlung gerne oder nicht?
Speaker 3:so gern Ich kann mich tatsächlich anschließen. Ich mache sie richtig gerne, weil ich die Chance habe, einmal im Jahr meine Kunden gesammelt vor mir zu haben Und entsprechend kann ich da nur zuschauen.
Speaker 2:Ja, und wenn man gut vorbereitet ist und gute Ergebnisse bekommt, dann auch das Feedback, finde ich. Also, es ist ja nicht selten, dass wir, glaube ich, aufstehen und Applaus bekommen oder halt mal ein Klopfen auf den Tisch von unseren Kunden.
Speaker 3:Oder ein Lächeln der Kunden, oder ein Lächeln.
Speaker 1:Ich kann es überhaupt nicht nachvollziehen, dass. Ich kann es überhaupt nicht nachvollziehen, dass man als WEG-Verwalter Eigentümerversammlung nicht gut finden kannstrengend, Ist es so. Oder empfindet ihr das anders, Oder sagen wir es mal so. Es werden immer so viele Querulanten da. Wir dürfen es ja eigentlich nicht sagen, aber ich sage es jetzt mal bewusst Empfindest du das so, Irina?
Speaker 2:Ich glaube, muss man schon ein bisschen differenzieren. Also, manchmal finde ich es schon auch herausfordernd. Das muss man, glaube ich, wirklich so sagen. Aber es ist auch klar, jeder hat andere Interessen, und umso größer eine Gemeinschaft ist, umso mehr Interessen prallen halt aufeinander, und umso schwieriger ist es dann, sie irgendwie so ein bisschen zu vereinen. Aber wenn man das dann hinterher geschafft hat, dann ist es wieder positiv. Da sind dann manche Eigentümer vielleicht auch wirklich sehr getrieben, die auf Biegen und Brechen vielleicht durchzusetzen oder durchsetzen zu wollen. Das macht es manchmal ja dann schon ein bisschen anstrengend.
Speaker 1:Ich glaube, das muss man schon auf faire Weise so formulieren Ja, empfindest du es.
Speaker 3:Ja, ich möchte mich jetzt nicht wieder zu 100 Prozent anschließen, aber tatsächlich ist es so. Wir haben ja ein Problem psychisch, was normal ist, was gegeben ist, die negativen Dinge bleiben halt im Kopf. Und davon muss man sich ein bisschen lösen, weil in der Eigentümerversammlung haben wir die Chance, auch das Lächeln der Kunden zu sehen, weil, wie Irina sagte, wenn die Versammlung gut vorbereitet ist, dann sitzt man eigentlich in entspannter Atmosphäre, häufig zumindest.
Speaker 1:Dann sitzt man eigentlich in entspannter Atmosphäre häufig zumindest ist es bei uns bei der Vielzahl der Versammlungen so und man moderiert eine Willensbildung, die zu Ergebnissen führt, und die Leute gehen zufrieden und nerven ja auch nicht nur uns als Verwalter oder als derjenige, der die Versammlung führt, sondern zielorientiert arbeiten oder eben zumindest neutral sind. Und diese Querulanten wir haben ja jetzt ein paar tausend Eigentümer das sind wirklich Einzelfälle, und ich weiß gar nicht, warum wir da immer so lange reden. Ich mache Versammlungen super gerne, und ich glaube auch, dass man Versammlungen dazu dienen, dass der Kunde und der Verwalter sich gut oder besser verstehen und dass wir eben Probleme lösen. Online-versammlung oder Präsenz-Versammlung, was ist euch lieber?
Speaker 3:Ich bin Präsenz, definitiv Aus eben genannten Gründen, tatsächlich, ich glaube, die Mischung macht's.
Speaker 2:Ich mache mal eine diplomatische Antwort. Ich mag auch Präsenz, weil ich es auch schön finde, wenn man sich in die Augen gucken kann, und ich glaube, da kann man auch noch mal eine andere Stimmung einfangen, teilweise Du hast jetzt gerade gesagt, der Querulant, wenn dann alle vielleicht schon die Augen drehen, wenn der wieder in die Hand hebt oder sowas, das glaube ich, ist online schwierig einzufangen, und vielleicht bremst er sich dann irgendwann schon selber. Aber es gibt, glaube ich, auch Themen, wo man einfach schneller auch in Entscheidungen kommen kann, wenn man mal eben online zusammenkommen kann.
Speaker 3:Also ich finde, das kommt drauf an, vielleicht auch ergänzend, abhängig von der Größe. Also, die Moderationsfähigkeit muss ja gegeben bleiben. Redezeiten Da kommt es, glaube ich, auch zu einem Großteil darauf an, wie die Gemeinschaft aufgestellt ist.
Speaker 1:Ist es nicht eine gute Alternative zum Absenkungsbeschluss?
Speaker 2:Ich finde es super Definitiv dafür.
Speaker 2:Ja, also das finde ich eine richtig gute Sache, und wenn ich mir dann auch vorstelle ich glaube, da wird es vielleicht auch in der Uhrzeit dann nochmal spannend werden, oder so, wenn man mal eben zu einem Thema sich kurz abholen kann, werden, oder so, wenn man mal eben zu einem Thema sich kurz abholen kann, halbe Stunde, alle gehen kurz online. Man kann schnell mal sagen so und so ist der Stand, deswegen würden wir das und das Angebot empfehlen oder sonstiges Weiß ich nicht. Einer kann nochmal schnell ausführen Halbe Stunde fertig erledigt. Alle wissen, was Sache ist. Besser als ein Brief wo dann hinterher oder eine E-Mail sind ja schon ein bisschen digitaler.
Speaker 3:Auch effizienter.
Speaker 1:Ja, wir können ja seit letztem Jahr die reine Online-Versammlung machen. Früher war es ja oder bisher war es ja so, dass wir eine hybride Versammlung machen. Was haltet ihr denn von der hybriden Versammlung? Ja, sven, fang du mal an, damit die Irina mal sagen kann ich stimme dir 100% zu.
Speaker 3:Ich glaube, auch da ist es, um den diplomatischen Ansatz zu bestätigen die Mischung macht. Ich glaube, auch da ist es abhängig von der Größe der Gemeinschaft, von den Themen, die behandelt werden, weil ich glaube, die größte Schwierigkeit egal, ob rein hybrid, rein online oder hybrid ist die Moderation, ob rein online oder hybrid ist die Moderation, also die Gesprächsmoderation, die Willensbildung zu lenken, wird schwierig, wenn die Regeln nicht eingehalten werden. Und Mimik und Körpersprache in den Versammlungen du hast es gerade schon angesprochen. Bei schwierigen Themen, glaube ich, kann das ein Thema sein. Aber ansonsten fehlt mir zumindest persönlich die Erfahrung der reinen Online-Versammlung, weil wir bis jetzt Online-Versammlungen nur hatten und auch noch durchführen, bei kleineren, also sprich kleiner zehn Einheiten, wenn dann sind es die, die es komplett online haben wollen oder halt immer präsent sind. Das auch übereinzukriegen, ist, glaube ich, schwierig. Ich weiß nicht, wie bei dir die Erfahrung ist.
Speaker 2:Ja, also ich halte Hybrid auch für herausfordernd. Also ich glaube, es gibt so kleinere Gemeinschaften oder so, wo man das gut abbilden kann, wo das auch eine Möglichkeit ist. Es ist ja auch super entspannt, weiß ich nicht, wenn einer gerade in München sitzt oder so, wenn er sich mal schnell dazuschalten kann. Also es ist ja schöner, als wenn er gar nichts, aber gar nicht dann teilnehmen kann. Aber ich glaube schon, dass es schwierig ist, dass alle die gleiche Möglichkeit bekommen, halt zu kommunizieren in der Versammlung mit Hybrid.
Speaker 1:Sehe das denn auch so, dass, wenn man Hybrid macht, dass man auf jeden Fall mehr Personal mitnehmen muss. Alleine eine Versammlung zu machen, wird schwierig. Ich habe eine 30er Gemeinschaft, 7, 8 schalten sich Hybrid dazu. 100% Ist so, der sich technisch bedient, der sich darauf konzentriert, welche Fragen kommen möglicherweise online rein, und das muss man Also. Es ist arbeitsintensiver, das kann man schon festhalten, und in letzter Konsequenz muss ja auch der Kunde die Kosten dafür bezahlen. Also, wenn ich nicht mehr alleine kommen kann, sondern mit zwei oder drei Mann jener Größe da auftreten muss, ist so. Du sagst es gerade, irene hat es auch gesagt ich muss jetzt eine politische Antwort geben. Ich möchte immer darum bitten, keine politische Antwort zu geben, weil wir ja gelernt haben in den letzten Monaten politische Antworten sind nicht immer zielfühlig. Ich denke, wir sollten schon offen miteinander umgehen. Aber wenn wir jetzt sagen, wie alle drei ich sehe es ja auch so Eigentümerversammlungen sind was Positives, insbesondere mit dem Blick darauf, die Verbindung zwischen Verwalter und Kunden herzustellen, da stimmen wir zu.
Speaker 1:Also, das ist so. Wenn wir das so empfinden, wieso kommt es denn dann, dass so viele oder wenn wir nach Personal suchen, dass so viele eben das bemängeln, dass Eigentümerversammlungen erst so spät stattfinden können? Ist das ein Problem bei euch in der Praxis, irina? wie sieht es bei euch aus? Sagt man dann ich will jetzt nicht mehr um 17 Uhr, 18 Uhr oder vielleicht sogar später eine Eigentümerversammlung machen, und das hält insbesondere die jungen Leute davon ab, verwaltet zu werden.
Speaker 2:Also, ich glaube schon, dass das ein Faktor ist, den man nicht außer Acht lassen kann, und ich würde es sogar aus meiner eigenen Perspektive sehen. Also, wenn ich mir meinen Kalender anschaue, dann habe ich an drei Abenden weil freitags mache ich nicht, habe ich Eigentümerversammlungen, und dann bleibt noch ein freier Abend, vielleicht für Privates, in Anführungszeichen Und ich bin schon dankbar, wenn die Eigentümerversammlung um 20 Uhr zu Ende ist und ich dann vielleicht weiß ich nicht noch meinen Sport machen kann oder Sonstiges. Ich finde, das ist schon ein Unterschied, ob ich um 20 Uhr zu Hause bin oder ob ich um 22 Uhr zu Hause bin. Also insofern, sven, wie siehst du es?
Speaker 3:Ja ähnlich. Also, ich denke, auch hier geht es wie bei allen Fragen der Eigentümerversammlung darum, den Konsens zu finden. Die finden, die Mitarbeitenden sind abgeschreckt von den späten Uhrzeiten, aber die Entwicklung der letzten Jahre hat ja auch deutlich gemacht, dass die Gemeinschaften durchaus bereit sind, auch frühere Startzeiten zu akzeptieren. und wie die Angst vor der Versammlung bei den Mitarbeitenden, vor den Querulanten. wir müssen dieses Negative rausnehmen. Man muss ja die positiven Dinge reinbringen. Wir haben die Möglichkeiten der Hybriden oder der Online-Versammlung, und so möchte ich es eigentlich auch sehen, auch wenn ich selber noch nicht in dem Ausmaß durchführen kann, wie ich es wünsche. Aber ich glaube, dass das in Zukunft immer mehr genutzt wird.
Speaker 3:Die Menschen werden digitaler. Du hast es gerade angeschnitten. Also ich glaube, wenn ich eine reine Online-Versammlung mache, die ein Thema behandelt, einen wichtigen Tagesordnungspunkt, wo man jetzt nicht zur Präsenz rufen möchte, sondern man macht das online, weil man vielleicht die Eigentümer verteilt im Land, warum dann nicht auch früher? Also, wenn wir online machen, warum soll ich online um 18, 19 Uhr eine Versammlung machen? Warum dann nicht um 11.30 Uhr oder 12 Uhr, wo jeder in der Mittagszeit mit seinem Handy sich eben zuschalten kann und fünf oder zehn Minuten einen Tagesordnungspunkt durchhandeln kann, ist etwas, worüber ich zumindest mal nachdenke.
Speaker 1:Der Grundsatz ist ja, man möchte, dass so viele wie möglich teilnehmen können. Meine persönliche These ist ja, die Zeiten haben sich verändert. Wann kann ich denn sagen, wann können die meisten haben sich verändert? Wann kann ich denn sagen, wann können die meisten? Wir haben alle in meinem kompletten Bekanntenkreis fast alle Verwalter. Kollegen bieten das an Gleitzeit. Da fangen die Leute unterschiedlich an. Woher soll ich das denn wissen? Die einen machen schon Mittagsfeierabend, die anderen arbeiten in der Tat spät noch und online-mäßig. woher soll ich wissen, wer kann sich online dazu schalten, wer online-mäßig? weil? woher soll ich wissen, wer kann sich online-frei dazuschalten, wer kann sich nicht dazuschalten? Aber wir sind uns einig, die Uhrzeiten müssen sich ändern. Das kann so nicht funktionieren alles in der Abendstunde zu machen.
Speaker 2:Also aus meiner Sicht definitiv Später Nachmittag, das mag noch, das mag in Ordnung sein, aber diese ganz späten Uhrzeiten also man ist ja auch KO. Es geht mir ja selber also, ich sage immer um 23 Uhr, irgendwann kann ich auch keine sauberen Beschlüsse mehr formulieren. Also da merkt man ja, dass man selber schon ein bisschen Würr im Kopf ist, wenn man morgens um 8 Uhr angefangen hat. Irgendwann ist auch Ende.
Speaker 1:Irina, das möchte ich gerne aufgreifen, weil du sagst, es geht nicht nur darum die Uhrzeiten, sondern es geht ja auch um die Dauer der Versammlung. Sven, wenn du mir eine Antwort geben kannst, Ich kann es überhaupt nicht verstehen. Ich sehe bei Kollegen, die wirklich drei bis fünf, sechs Stunden Versammlung machen Das kann in Extremfällen mal die Ausnahme sein, aber das kann ja nicht die Regel sein Man hat einen kompletten Arbeitstag hinter sich und sitzt dann noch sechzehnhundert Stunden in der Versammlung. Da kann nichts Gutes bei rauskommen.
Speaker 3:Sind wir uns da einig, sven? Ja, ich habe das bei meiner Verwaltertätigkeit auch gehabt. Wir haben eine größere Liegenschaft, wo tatsächlich auch so fünf Stunden, sechs Stunden Veranstaltungen dabei gewesen sind. Als ich die angefangen habe zu moderieren und zu leiten, haben die Leute aber gemerkt, wenn man gut vorbereitet ist, ist es für mich noch ein einfaches, von Tagesordnungspunkt zu Tagesordnungspunkt zu switchen, aber nach spätestens drei Stunden, weil wir dürfen ja nicht vergessen, unsere Eigentümer haben ja in der Regel auch schon einen Arbeitstag hinter sich. Das heißt, auch die kommen irgendwann an Grenzen und können einem gar nicht mehr folgen, und dann ist auch die Willensbildung nicht mehr gut und nicht mehr progressiv, weil die Leute kommen nicht mehr mit.
Speaker 3:Das sind zu viele Tagesordnungspunkte, ist ja auch so ein Thema. Wenn ich dann Protokolle lese mit 38 Tagesordnungspunkten, da weiß ich manchmal selber nicht mehr, was ich Am Ende von den ersten zehn kann ich dir nicht mehr sagen, welche ich beschlossen habe. Aber wir haben dann bei den größeren Protokollführer, das heißt, ich kann es nachlesen, weil das ist der Vorteil Der Eigentümer sitzt uns aber gegenüber, muss sich an seiner Einladung entlanghangeln und versuchen, noch vernünftige Entscheidungen zu finden, finde ich schwierig.
Speaker 1:Es sind ja nicht nur die vielen Beschlüsse, die man fasst, das ist ja auch inhaltlich viel, viel, viel schwieriger geworden heutzutage. Ja, das sagte Irina, ja schon. Ja, genau Also, und das macht auch Spaß, das macht ja den Job auch interessant.
Speaker 2:Genau, es macht Spaß, aber es ist halt auch herausfordernd. Also ich habe es gerade in größeren Gemeinschaften. Ich finde es auch immer schwierig. Man hat viele Leute, jeder hat eine Meinung, alle sollen auch die Möglichkeit haben, irgendwie zu Wort zu kommen. Aber dadurch wird es einfach zeitlich viel intensiver. Und wir haben tatsächlich mittlerweile auch schon viele Eigentümergemeinschaften, die von selber sagen können wir bitte früher anfangen, oder die und die Punkte wollen wir gar nicht groß diskutieren, bitte direkt in die Entscheidung reingehen oder solche Themen. Also man merkt es auch, dass auf der Eigentümerseite also so wie du auch gesagt hast, irgendwie auch die Bereitschaft da ist, es nicht mehr, so lange hinaus zu zögern.
Speaker 1:Ich finde es vor Jahren, ich sage mal bestimmt 20 Jahre her, sagte mein Amtsrichter zu mir. ich möchte kein Verwalter sein, Habe ich ihm gesagt, glaube ich, Sie verdienen mehr.
Speaker 2:Aber Richter möchte ich auch nicht sein.
Speaker 1:Genau das habe ich nämlich auch gesagt. Richter möchte ich auch nicht sein. Genau das habe ich nämlich auch gesagt. Richter will ich auch nicht sein. Aber er sagt ich habe ja den charmanten Vorteil, wenn ich hier sitze, komme inhaltlich nicht mehr mit und muss irgendwas entscheiden, dann kann ich erstmal Gutachter einholen und sie bitten, da entsprechende Stellungsnahmen abzugeben. Und von Ihnen als Verwalter erwartet man immer in diesem Augenblick eine Lösung. Wie geht ihr damit um? Können wir immer Lösungen geben?
Speaker 2:Natürlich, weil wir sind richtig toll.
Speaker 1:Ja, weil wir sind gut ausgebildete Verwalter.
Speaker 2:Nein, eben können wir nicht, aber das ist ja jetzt auch wieder so. Wirklich nochmal ein ganz anderes Thema, was wir da aufmachen, was ich aber auch super spannend finde, nämlich die Erwartungshaltung an den Verwalter tatsächlich, dass wir ja alles wissen sollen, alles können sollen und für alles auch die Verantwortung übernehmen sollen. Also das finde ich ja dann auch immer wieder spannend, wo ich manchmal denke also nee, also, da bin ich jetzt irgendwie raus, und aber auch da das Bewusstsein zu schaffen, ist halt die Herausforderung. Dann ja.
Speaker 3:Und nebenbei rechtssichere Beschlüsse zu formulieren.
Speaker 1:Auch das noch genau. Aber lass uns das ruhig hier auch so im Raum jetzt stehen lassen. Wir machen da wirklich mal ein anderes Thema draus. Die Zeit rast immer, man kriegt das gar nicht so mit, weil man so da drin ist, und ich glaube, wir könnten uns gerade über dieses Thema noch heute den ganzen Tag unterhalten. Aber abschließend lass uns mal festhalten Hybride-Versammlung Herausfordernd. Herausfordernd kann aber Sinn machen, um alle abzuholen.
Speaker 3:Sven, Onlineversammlung Ja, auch genauso. Wenn die Gemeinschaft das mitmacht und mitmachen möchte, kann das eine super Sache sein, glaube ich.
Speaker 2:Finde ich auch Klasse Option.
Speaker 1:Dann jetzt die Frage an euch beide Irina, du bitte zuerst Die Vorteile der Präsenzveranstaltung aus deiner Sicht.
Speaker 2:Letztens hat mal eine Eigentümerin in der Versammlung gesagt. das fand ich ganz gut, vielleicht zitiere ich es einfach Die hat gesagt es ist auch eine Wertschätzung der Gemeinschaft gegenüber, wenn man sich aufmacht und sich die Zeit nimmt für die Präsenzversammlung.
Speaker 1:Zeit nimmt für die.
Speaker 2:Präsenzversammlung und kann ich eigentlich eine ganz nette Aussage Ja toll, sven, kann ich unterstreichen, ja, wunderbar Also.
Speaker 1:Schönes Schlusswort, wunderbares Schlusswort, da will ich auch jetzt nicht großartig dazwischen punkten Eigentümerversammlung sind nicht negatives, man muss sich drauf einlassen. Irina, schönen Dank, dass du heute da warst, sven. Danke, Hat mir Spaß gemacht mit euch. Wir haben sicherlich noch einige andere Themen. Vielen Dank fürs Zuhören, Hoffentlich bis bald, tschüss.